23. april 2021 –
Tillid, tydelighed og tilpasning
– distanceledelse i en virtuel verden
Det seneste år har vist, hvad fysisk tilstedeværelse betyder for kommunikation og samarbejde, men den virtuelle hverdag har også åbnet helt nye muligheder. I det seneste år har projektchef Niels Philipsen i Atkins Danmark fået tryktestet sin agile tilgang til projektledelse. Her deler han nogle af sine erfaringer i en artikel som første gang blev bragt i Dansk Projektledelse april 2021.
I årevis fløj jeg til Oslo hver uge for at holde daglange møder med kunden på det projekt, jeg havde været leder for siden 2017. Som passioneret projektchef og selverklæret kontrolfreak elskede jeg de møder. Vi bredte altid projektets grundstof – tegningerne – ud på det store mødebord og drøftede tidsplaner, ændringer, udfordringer og løsninger. Alle så det samme og hørte det samme, og jeg kunne aflæse, hvad der blev sagt – og hvad der ikke blev. I dét rum grundlagde vi en tillid og åbenhed, der var guld værd.
Jeg var lige kommet hjem efter to dage med den slags møder i Oslo, da statsministeren indledte det første, famøse pressemøde med ordene: ”Dét, jeg siger nu, kommer til at få stor betydning for alle danskere…”. Dagen efter var nedlukningen en realitet.
Hovednerven i mit projekt blev ramt: Den tætte kontakt og de hyppige fysiske møder med kunden og mit projektteam.
”Det går over om en måned eller to. Det kan vi sagtens klare,” tænkte jeg, mens jeg aflyste mine flybilletter, omlagde alle fysiske møder til onlinemøder og lagde en struktureret køreplan for den parentes, der skulle vise sig at blive en præmis for hele projektet.
Et trænet team og en tryktestet agilitet
Jeg er vant til at arbejde på distancen. Onlinemøder, rejser og ledelse af et internationalt hold er en helt naturlig del af hverdagen, og projektteamet arbejder fra København, Aarhus, Stockholm, Oslo og Bangalore. Vi er trænede i at samarbejde og kommunikere på tværs af sprogforskelle, fagområder og landegrænser.
Alligevel har det seneste år med corona påvirket og forandret vores hverdag på mange måder. Vi vidste det nok godt i forvejen, men det er blevet meget tydeligt, hvad fysisk tilstedeværelse betyder for vores kommunikation og samarbejde. Samtidig har der vist sig nye muligheder og klare fordele ved det virtuelle samarbejde.
I teamet har vi lært meget om, hvad der fungerer og ikke fungerer, og som projektchef har jeg fået tryktestet min agile tilgang til projektledelse. Her er, hvad jeg tager med mig fra det første år med distanceledelse under corona.
Tillid: Gode relationer er essentielt
Den gensidige tillid er afgørende for ethvert samarbejde, både internt i et projektteam og eksternt i forhold til kunder og samarbejdspartnere. Min erfaring siger mig, at det er vanskeligt at etablere og udvikle tillid, hvis man udelukkende møder hinanden på distancen.
Da corona-epidemien ramte, havde projektet i Oslo heldigvis kørt i flere år. Vores relation til kunden var stærk, og teamet bestod af en fast sammentømret kerne af medarbejdere, der havde været med i mange år.
Det priser jeg mig lykkelig over i dag. Havde vi stået i opstarten og med et helt nyt team, havde det virkelig været en udfordring at få så kæmpestort et projekt på vingerne via en wifi-forbindelse.
Når man kender hinanden rigtigt godt og har tiltro til, at alle har det samme mål og kan løfte opgaven, så kan vi spille hinanden gode. Når tilliden er på plads, kan vi løfte hinanden og bane vej for fælles resultater. For mig er det afgørende.
Tydelighed: Læg kortene på bordet
Jeg er et meget ærligt menneske og meget direkte. Jeg sætter mig ind i tingene, er passioneret og man kan regne med dét, jeg siger. Derfor blev jeg også bragt lidt ud af min komfortzone, da corona-epidemien kom og bogstaveligt talt hen over natten ændrede mange af de forudsætninger, min projektplan var baseret på.
Men det gjorde også, at jeg som noget af det første ringede til kunden oppe i Oslo og lagde kortene på bordet. Jeg fortalte, at det muligvis kunne blive en udfordring at holde tidsplanen, men jeg lovede, at vi ikke ville gå på kompromis med kvaliteten, og det havde vi en meget åben og ærlig dialog om.
Vi fik afstemt forventningerne, og der er ingen tvivl om, at det har gjort en forskel – både for kunden og for mig. Hele min projektledelse baserer sig på, at kunden og teamet kan stole på mig, så når omstændighederne ændrer sig, eller vi støder på uventede udfordringer, er jeg åben og tydelig om det.
Uanset, hvor tæt en relation man har til sin kunde eller projektteam, er mit råd det samme: Læg kortene på bordet, fortæl om udfordringerne og forklar, hvordan du vil løse dem.
Tilpasning: Styring og kvalitet
Når de fysiske møder ryger ud af kalenderen, forsvinder også velkendte og faste holdepunkter i et projekt. Distance-møder kan nemt sløre ens fornemmelse af, om alting kører efter planen, og i indbakken risikerer vigtige informationer at drukne i strømmen af e-mails med vedhæftede filer.
Da mine ugentlige rejser til Oslo blev aflyst, skulle jeg derfor finde ud af, hvordan jeg kunne holde kunden tæt opdateret på en anden måde. Som projektchef havde jeg også selv brug for at have en ekstra finger på pulsen og sikre mig, at vi var, hvor vi gerne ville være med de forskellige leverancer.
Derfor har jeg især haft fokus på to ting:
For det første har jeg ændret mødestrukturen. Ét ugentligt fysisk møde med kunden og projektets nøglepersoner er blevet til tre virtuelle om ugen. Møderne er lidt kortere, men vi sikrer til gengæld, at alle hele tiden er fuldt opdaterede på projektets status.
Samme idé har jeg kopieret til de interne teammøder. Hvor vi tidligere havde et længere fysisk møde hver uge, holder vi nu to kortere møder på Teams.
For det andet har jeg haft fokus på at udnytte og forbedre de digitale projektværktøjer, som bruges af alle i teamet. I Atkins’ projekter sidder vi ofte med over 1000 tegninger og lige så mange dokumenter, der løbende bliver ændret, kommenteret og delt. Det hele foregår i styringsprogrammer, og jeg kan følge processen, rykke rundt på ressourcer og se, hvad ændringer betyder økonomisk og tidsmæssigt.
I en tid med rigtigt mange ubekendte som følge af restriktioner og nedlukninger har det været en kæmpe hjælp, at jeg til enhver tid har kunnet give kunden et konkret og aktuelt billede af fremdriften.
Som projektchef er det mere vigtigt end nogensinde at have de rigtige værktøjer til at lede, til at dele viden og til at kunne samarbejde effektivt. Det er en læring, jeg tager med mig til de næste projekter.
Fælles forståelse: Fysiske møder er uundværlige
Vi sparer en masse tid og CO2 på ikke at flyve, og det er rigtigt godt. Men jeg savner møderne, hvor man er i samme rum og kan se hinanden i øjnene. Jeg kan bedre fornemme, om vi er på bølgelængde, og det er nemmere at lægge 10 tegninger op på bordet og få feedback på med det samme. Den kommunikation mister jeg på Teams-møderne.
I dag har vi et velfungerende samarbejde på afstand med vores kunde, men det havde ikke været muligt at opbygge med de forudsætninger, vi arbejder under nu, hvor vi ikke kan rejse. Fysisk tilstedeværelse er nødvendig i et kompliceret projekt som dette, hvor det er afgørende at sikre klare retningslinjer og skabe gensidig forståelse og tillid.
Og så er der sproglige udfordringer. Dansk og norsk er i familie, men der er mange forskelle, og i de kontrakter, vi arbejder med, er nuancerne utroligt vigtige at opfange. De går nemt tabt på en opkobling mellem København og Oslo.
Forandringsparat: Bedre møder online
Selvom jeg savner nogle af de fysiske møder, oplever jeg mange fordele ved at mødes på Teams.
Onlinemøder kræver mere forberedelse fra projektlederens side, men til gengæld bliver resultatet bedre. Møderne er mere disciplinerede, strukturerede og effektive. Alle får talt uden afbrydelse, og vi kommer ganske enkelt bedre rundt.
De første 5 minutter sætter jeg altid af til hyggesnak. Det kan være svært at værne om de kollegiale relationer i et virtuelt møderum, hvis man ikke skaber en ramme for det. Jeg afsætter også mere tid til spørgsmål og evaluering, og det giver plads til dem, der normalt ikke tager ordet. Vi afvikler i højere grad møderne i fællesskab, og det fungerer godt, både socialt og fagligt.
Desuden giver onlinemøderne flere mulighed for at deltage. Fx har vi indiske kollegaer med, når det er relevant, og vi kan nemmere holde møder med mindre grupper af specialister.
Når coronaen slipper sit tag, vil vi helt sikkert holde fast i mange af møderne over Teams.
Læring: Forandringer for altid
Jeg er ikke bekymret for en ny nedlukning, hvis det skulle komme på tale. Projektet vil sagtens kunne fortsætte som i dag, og vi tager erfaringerne fra det første år med os.
Mange af os har indset, at tingene kan gøres anderledes – og nogle gange også bedre – og jeg tror, at mange af de løsninger og arbejdsformer, der er opstået som følge af corona, er kommet for at blive.